Le proposte di donazione devono essere accompagnate da un elenco dei libri proposti, con indicazione di autore, titolo, editore, anno di pubblicazione, e inviate all’indirizzo: gambalunghiana@comune.rimini.it. La Direzione sovrintenderà alla valutazione della proposta, con facoltà di accettazione in relazione a eventuali gravami per l'Istituto, allo stato di conservazione, alla completezza, all'interesse dell'opera, al patrimonio già posseduto. Libri o altri materiali proposti in dono, ma comportanti gravami, non possono essere accettati senza la preventiva autorizzazione dell'Amministrazione Comunale.
"Ai libri e agli altri materiali accettati in dono viene apposto un timbro o applicata un'etichetta indicante l'anno di acquisizione e il nome del donatore, a cui l'Istituto provvederà a inviare una lettera di ringraziamento. Il donatore non può imporre modalità di consultazione, prestito, riproduzione e catalogazione diverse da quelle in uso. Eventuali eccezioni, giustificate da ragioni obiettive di pregio e riservatezza dei materiali, andranno regolate con contratto". (Art. 10 Regolamento della Biblioteca).